LOPD- Consulta a la Agencia de Protección de Datos

    Debido al número de consultas que hemos recibido de las Asociaciones de Padres y Madres federadas sobre la correcta aplicación de la nueva normativa Europea sobre Protección de Datos, su alcance y las figuras de garantía, esta Federación ha dirigido la siguiente consulta a la Agencia Española de Protección de Datos con la finalidad de aplicar los mismo criterios para todos los Asociados. Nuestra Consulta contiene el siguiente tenor:

 

          A la Atención de la AGENCIA ESPAÑOLA

DE PROTECCIÓN DE DATOS

Estimados Señores:

          Esta Federación de Padres y Madres de Alumnos con motivo de la reciente entrada en vigor del nuevo ordenamiento jurídico sobre Protección de Datos le surgen diversas dudas en razón de su finalidad, organización y naturaleza.

          Para que podamos trasportarle nuestra inquietud es necesario antes, detallarles nuestros alcance, nuestra labor y las particularidades de nuestro funcionamiento. Por lo que podemos decir que:

Estructura y Constitución

1. Una Asociación de Padres y Madres de alumnos de un colegio, es una entidad jurídica sin ánimo de lucro, que la actual ley de Educación fomenta y considera necesaria su aportación y participación en la Comunidad Educativa y en la dirección del centro a través de su participación en los Consejos Escolares.
2. Por esta actividad no se percibe retribución alguna, ni monetaria, ni en especie, es totalmente altruista, a diferencia del resto de órganos que forman la Comunidad Educativa de un colegio.

3. Sus miembros directivos son elegidos democráticamente por Asamblea General de Padres y Madres de alumnos, que le otorga mediante este acto democrático su poder de representación.

4. Una Asociación de Madres y Padres de Alumnos (en lo sucesivo AMPA) puede representar a los padres y madres de alumnos de un colegio de 800 alumnos, como de 30, dependiendo de la capacidad y disponibilidad del colegio al que están adscritos. Lo que puede suponer, que los miembros directivos de estas AMPAS sean en mayor número o menor, dependiendo de la cantidad de alumnos y alumnas, y de la disponibilidad y voluntad de sus progenitores.

5. Los miembros de la Junta Directiva de un AMPA, con de duración muy definida, ya que solo pueden formar parte de ella, aquellos progenitores que tengan una alumno en el colegio al que representan, por lo que, cuando el alumno completa el ciclo, forzosamente dejan su puesto en la Junta Directiva, existiendo mucha movilidad, ya que cada año abandonan alumnos y entran otros nuevos, lo que hace, que anualmente se configure una nueva Junta Directiva.

6. La Junta Directiva en el momento de las solicitudes de matricula (mayo, julio y septiembre) puede que no sea la misma que a partir de Septiembre sea la responsable del tratamiento de datos, ya que hasta no se sepan, las matriculaciones definitivas no se sabrá que alumnos iniciarán el curso, ni que progenitores pueden formar parte de la nueva Junta Directiva. Mucho menos se puede asegurar que la existente en los meses de solicitud, sea que la quede posteriormente.

Medios y Finalidad

1. Las AMPAS tienen como finalidad, la colaboración con el sistema Educativo existente, formando parte de sus órganos de control y dirección, y en los procesos selectivos.

2. Las AMPAS contribuyen, colaboran y cofinancian actividades en los colegios a los que representan, con actividades de fin de curso, actividades de periodo navideño, viajes de estudios, concursos, entrega de diplomas, etc.

3. Para ello debe distinguir sus asociados (los que han pagado una cuota, en la inmensa mayoría insignificante) de los que no, lo que les obliga a llevar un control de los asociados.

4. Las AMPAS colaboran con pago de gastos de actividades, y son destinatarios de subvenciones de entidades de administración Pública, para esta gestión, lo que obliga a llevar una contabilidad de gastos e ingresos, y sistema de documentación para su justificación y trasparencia.

5. Dependiendo de la Dimensión del Colegio al que representan, les basta para llevar esta gestión, con unos documentos en Hoja de Cálculo o documentos de texto, o requieren de programas informáticos a tal fin.

6. Sus ingresos subvencionables y justificativos ante las Entidades de Administración Pública no incluyen el pago de Asesoría fiscales, de Consultores de Derecho, de programas y medios informáticos, y mucho menos de Consultores especializados en Protección de Datos, o pago de los servicios del DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS. Al no ser subvencionables, cualquier pago en este sentido debe ser financiado con la cuota de los asociados. Ser asociado o no, es voluntario, por lo que no está garantizado un ingreso determinado anual, y los gastos repercutirán solidariamente entre todos los asociados, siendo menor o mayor dependiendo del número de asociados existente y de la posibilidad de asociados que depende de matriculación final de alumnos y alumnas que ha tenido el colegio.

Situación Actual

1. En los impresos de matriculación existe una hoja de inscripción voluntaria en la asociación, donde se recogen los datos básicos y necesarios del alumno o alumna y de los progenitores del alumno o alumna.

2. Entre muchos de los padres y madres de los alumnos, conocedores de esta nueva norma, o de tener intereses en empresas destinadas a este Sector, se dirigen a las asociaciones pidiéndoles que cumplan con la nueva norma, en un 40% de casos, ofreciéndoles un servicio de consultoría a tal efecto. 

3. Los miembros de las Juntas Directivas, recordemos de carácter voluntario sin retribución alguna, alertados por este aluvión de preguntas y asustados por las responsabilidades que les exigen han solicitado sus bajas en los equipos directivos. 

4. Curiosamente los padres y madres denunciantes ante la AMPA del posible incumplimiento, no se ofrecen voluntaria y altruistamente para ser ellos los que se encarguen de esta gestión, sino envían a comerciales de Consultorías dedicadas a este sector.

        De donde, formulamos las siguientes preguntas a esta Agencia de Protección de Datos, con la finalidad de ponerlas en práctica y acabar con el alarmismo existente y los pingües beneficios que están obtenido muchas consultoras aprovechando el total desconocimiento de la ciudadanía sobre este derecho fundamental.

1. ¿Conocedores de la naturaleza, finalidad y medios de estas AMPAS, nos podrían indicar que mínimos deben cumplir? 

2. ¿Es posible, que esta Federación, asuma toda esta responsabilidad en nombre de todas las AMPAS asociadas, en una única declaración? Todas las AMPAS que están Asociadas manejar un mismo programa WEB realizado por esta Federación para la gestión que incluye: contabilidad, actividades extraescolares, emisión de recibos, gestión y control de cobros, registros de entrada y salida de documentos, gestión de convocatorias, actas y acuerdos, etc.. 

3. ¿Es posible nombrar un DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS, que forme parte de una Administración Pública, o que al serlo de esta Federación por extensión lo sea de sus asociados? 

4. ¿Existe en esa Agencia algún número de teléfono o departamento de asesoramiento para la correcta aplicación de estas obligaciones, que nos guié, supervise y aconseje, sin tener que pagar por ello a Consultoras externas?

 

En espera de su pronta contestación, dada nuestra intranquilidad, aprovechamos este momento para agradecerles la atención prestada a nuestras inquietudes.

ANTONIO SOLA ROCA

Asesor de Nuevas Tecnologías de

FAMPA Municipio de Murcia

Telef: 629449395

Email: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Firmado electrónicamente en hora y fecha abajo indicados.

 

      Por lo que aconsejamos no tomar ninguna medida, sobre toda que suponga un gastos económico hasta que la Agencia de Protección de Datos nos dé su respuesta.

Se adjuntan los siguientes documentos:

• Consulta realizada en PDF y firmada electrónicamente
• 20180707 Justificante presentación en SEDE

LOPD - Soy una Asociación de Madres y Padres - ¿Cómo nos afecta esta nueva Ley?

          Sin duda esto traerá una avalancha de empresas especializadas en el tratamiento de datos que os visitarán. Algunas incluso, asegurarán estar homologadas y se representantes de la Agencia de Protección de Datos.

                   Esto ya pasó la anterior vez, y fue motivo de que esta Federación escribiese a la Agencia de Protección de datos a este respecto. (Carta a la AEPD)

En ella nos hacíamos las siguientes preguntas:

1. ¿Están obligadas las AMPAS a realizar las inscripción de sus ficheros de asociados?
2. ¿Están obligadas las AMPAS ha declarar los programas informáticos utilizados?
3. ¿Existen empresas homologadas por la AEPD para la realización de estas declaraciones o como inspectores del cumplimiento?
4. ¿El uso de todas las AMPAS de un programa informático sobre un sistema de Base de Datos común "FAPACUCO", obliga a declarar estas bases de datos por indiviso cada AMPA, o la declaración por parte de la FAPA del sistema informático, incluía la legalidad de todas las AMPAS asociadas que la usan?

La contestación de la AEPD fue clara y relevante. (Contestación de la AEPD). En ella aclara determinados puntos:

1. No existen empresas homologadas para la realización de estas actuaciones o declaraciones. El uso de su nombre o de actuar en su nombre (el de la AEAP) es ilegal y fraudulento, siendo obligación comunicarlo de inmediato a la AEAP.
2. De usar todos un mismo sistema informático, alojado en un mismo sitio y este a su vez declarado, con cumplimiento de todas las medidas de seguridad establecidas para su clasificación (BAJA), hace que cumplan todas las asociaciones que hagan uso de él.
3. La recogida de los datos del interesado, si deben cumplir con los preceptos de Ley, como autorización expresa, conocimiento de finalidad, derecho a acceso y responsable del fichero, pero las obligaciones del tratamiento quedan unificadas en el Responsable del Fichero, la FAPA.

¿Entonces estando Asociado a CONFAPA o FAPA, y utilizando FAPACUCO, que tengo que hacer para cumplir con los preceptos de la LEY?

En este caso debemos distinguir dos maneras de introducir los datos en el sistema:

a) Con una ficha de papel solicitud que rellena y que luego nosotros tecleamos en el programa con el fin de prestar servicios, (comedor, viajes de estudios, otras).

     En este caso se debe crear una solicitud de asociado que cumpla con las nuevas normas de la LOPD, que en cuanto al interesado poco varía, su consentimiento de ser tratados sus datos, los del alumno (aquí establece la Ley que los menores que están protegidos especialmente, no se requiere una autorización expresa de la Patria Potestad cuando están destinados a servicios de apoyo y beneficio del alumno), donde se almacenan los datos, como pueden acceder, como pueden corregir sus datos, el derecho al "olvido" y poco más, ya que no existen otras finalidades, no son comerciales, y no existe cesión de datos a ninguna otra entidad de tratamiento de datos.

     No es necesario comunicarle al interesado los datos que obran de él, salvo que lo solicite, ya que son los mismo que el facilita y autoriza expresamente en su solicitud. Distinto sería que el sistema dispusiese de otros datos del interesado obtenidos por interoperabilidad o intercambio de información con otras bases.

b) Los datos son introducidos por el propios interesado desde la WEB de asociarse o de pago telemático.

       En este caso es el propio interesado el que introduce los datos, por lo que implícitamente está autorizando su tratamiento de los datos. Esto no excluye la obligación de poner un ICONO grande y claro, para que lea la declaración de protección de datos, donde figuran sus derechos, donde están sus datos, la finalidad, como acceder a ellos y el derecho a "olvido". Marcará un check que nos garantizará haber leído esta obligación y que a su vez actúa como un consentimiento.

Conforme se vayan aclarando dudas a este respecto iremos actualizando el blog en la sección de LORTAD, aunque ahora es LOPD.

 

Charla sobre internet y redes sociales, 21 Abril en el CEIP SANTIAGO EL MAYOR

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